Outlook: как настроить автоответчик на время отпуска?
В Microsoft Outlook можно настроить автоответ на входящие сообщения электронной почты. Если вы отсутствуете в течение длительного времени и не можете проверять почту, Outlook будет отвечать на сообщения за вас.


Если вы в отпуске, и вам нужно уведомлять об этом коллег и партнеров по переписке, можно настроить в Outlook автоматический ответ. Покажем два способа настройки автоответчика в почтовом клиенте Microsoft.
Outlook: быстрая настройка уведомления об отсутствии через «Автоматические ответы»
Первый способ сделать себе автоответчик — настроить отправку автоматического ответа на входящие в Outlook с помощью функции «Автоматические ответы». Для этого не нужно лезть ни в какие специальные настройки. Нижеприведенный способ работает во всех актуальных версиях Outlook, но только для учетных записей на сервере Microsoft Exchange!
- Запустите Outlook и щелкните вкладку Файл в верхнем левом углу.
-
В разделе Сведения нажмите на кнопку Автоматические ответы.
Автоматические ответы в Outlook 2013 - Включите опцию Отправлять автоответы.
- Установите флажок Отправлять только в течение следующего периода и задайте даты начала и окончания рассылки. Если не вводить ничего, то автоматические ответы начнут отправляться прямо сейчас и до тех пор, пока вы не отключите опцию.
- Если вы используете Outlook для деловых целей, имеет смысл создать менее формальное сообщение для ваших коллег (В пределах организации) и более формальный для деловых контактов (За пределами организации). Введите текст сообщения для каждого из вариантов на соответствующей вкладке.
Текст автоответа в Outlook - В тексте рекомендуется указать дату окончания вашего отпуска или отсутствия. Также имеет смысл указать в уведомлении имя и адрес электронной почты человека, с которым ваш контакт может связаться по неотложным вопросам.
- Подтвердите создание уведомления об отсутствии, нажав ОК.
Теперь в указанный период на все входящие электронные письма будет даваться ответ, содержащий созданный вами текст.
Outlook: задание правила для уведомления об отсутствии
Если вы хотите использовать автоответчик Outlook дома, или в вашей организации нет Exchange, вы можете создать правило для отправки уведомлений об отсутствии. Это немного сложнее, но такое правило позволит вам отправлять разные письма об отсутствии разным получателям.
В зависимости от версии Office инструкции могут несколько отличаться, но общий принцип приведен ниже.
- Запустите Outlook и перейдите на вкладку Файл. На ней должна присутствовать категория Сведения.
- Нажмите Управление правилами и оповещениями. Откроется новое окно.
-
На вкладке Правила для электронной почты находится пункт Новое. Выберите Применить правило к полученным мной сообщениям.
Правило для электронной почты в Microsoft Office - Далее вы можете выбрать, каким группам отправителей следует направлять уведомление об отсутствии.
- Выберите учетную запись электронной почты, с которой будет отправляться автоответ (если вы управляете несколькими учетными записями в Outlook).
- В следующем окне определите, каким будет уведомление об отсутствии. Если вы хотите, чтобы отправлялся шаблонный ответ, выберите опцию ответа с использованием шаблона. Чтобы выбрать шаблон (файл Word), нажмите на синий выделенный текст (готовый шаблон).
- Нажмите ОК для сохранения нового правила.
Вы можете создать несколько правил, чтобы Outlook отвечал разным группам отправителей по разным шаблонам. Количество правил ограничено лишь числом групп отправителей.
Читайте также:
- Как перенести контакты Gmail в Outlook: пара кликов и готово
- Как добавить напоминание в Outlook
- Что делать, если забыли пароль от Outlook
Фото: support.microsoft.com, pixabay.com