Outlook: как настроить автоответчик на время отпуска?

2018-5-11 17:30

Если вы в отпуске, и вам нужно уведомлять об этом коллег и партнеров по переписке, можно настроить в Outlook автоматический ответ. Покажем два способа настройки автоответчика в почтовом клиенте Microsoft.

Outlook: быстрая настройка уведомления об отсутствии через «Автоматические ответы»

Первый способ сделать себе автоответчик — настроить отправку автоматического ответа на входящие в Outlook с помощью функции «Автоматические ответы». Для этого не нужно лезть ни в какие специальные настройки. Нижеприведенный способ работает во всех актуальных версиях Outlook, но только для учетных записей на сервере Microsoft Exchange!

1. Запустите Outlook и щелкните вкладку Файл в верхнем левом углу.
2. В разделе Сведения нажмите на кнопку Автоматические ответы. 

   

3. Включите опцию Отправлять автоответы.
4. Установите флажок Отправлять только в течение следующего периода и задайте даты начала и окончания рассылки. Если не вводить ничего, то автоматические ответы начнут отправляться прямо сейчас и до тех пор, пока вы не отключите опцию.
5. Если вы используете Outlook для деловых целей, имеет смысл создать менее формальное сообщение для ваших коллег (В пределах организации) и более формальный для деловых контактов (За пределами организации). Введите текст сообщения для каждого из вариантов на соответствующей вкладке.

   

6. В тексте рекомендуется указать дату окончания вашего отпуска или отсутствия. Также имеет смысл указать в уведомлении имя и адрес электронной почты человека, с которым ваш контакт может связаться по неотложным вопросам.
7. Подтвердите создание уведомления об отсутствии, нажав ОК.

Теперь в указанный период на все входящие электронные письма будет даваться ответ, содержащий созданный вами текст.

Outlook: задание правила для уведомления об отсутствии

Если вы хотите использовать автоответчик Outlook дома, или в вашей организации нет Exchange, вы можете создать правило для отправки уведомлений об отсутствии. Это немного сложнее, но такое правило позволит вам отправлять разные письма об отсутствии разным получателям.

В зависимости от версии Office инструкции могут несколько отличаться, но общий принцип приведен ниже.

1. Запустите Outlook и перейдите на вкладку Файл. На ней должна присутствовать категория Сведения.
2. Нажмите Управление правилами и оповещениями. Откроется новое окно.
3. На вкладке Правила для электронной почты находится пункт Новое. Выберите Применить правило к полученным мной сообщениям.

   

4. Далее вы можете выбрать, каким группам отправителей следует направлять уведомление об отсутствии.
5. Выберите учетную запись электронной почты, с которой будет отправляться автоответ (если вы управляете несколькими учетными записями в Outlook).
6. В следующем окне определите, каким будет уведомление об отсутствии. Если вы хотите, чтобы отправлялся шаблонный ответ, выберите опцию ответа с использованием шаблона. Чтобы выбрать шаблон (файл Word), нажмите на синий выделенный текст (готовый шаблон).
7. Нажмите ОК для сохранения нового правила.

Вы можете создать несколько правил, чтобы Outlook отвечал разным группам отправителей по разным шаблонам. Количество правил ограничено лишь числом групп отправителей.

Читайте также:

• Как перенести контакты Gmail в Outlook: пара кликов и готово
• Как добавить напоминание в Outlook
• Что делать, если забыли пароль от Outlook

Фото: support.microsoft.com, pixabay.com