Инструменты для упрощения офисной работы

Существование офисных приложений значительно упростило работу с документами и автоматизировало многие трудоемкие повседневные операции. В наше время секретарь — это не только человек для печати приказов, но и офис-менеджер, а бухгалтеры, пиар-менеджеры, маркетологи и даже IТ-специалисты существенную часть своего рабочего времени проводят, взаимодействуя с документами.

Однако помимо творческой составляющей (непосредственного создания содержания документа) нередко гораздо больше времени тратится на рутину: копирование фрагментов, поиск и объединение файлов, их оформление, вставку повторяющихся элементов (логотипов, названия компании, имени директора и так далее).

Порой кажется, что офисные пакеты уже превратились в настоящие «комбайны-универсалы», умеющие делать с файлами практически все, что угодно. Тем не менее это утверждение спорно, ведь существует множество задач, связанных с работой с документами, для выполнения которых используются отдельные утилиты, программы и веб-сервисы.

В этом материале мы предложим инструменты для офисных задач, способные сделать жизнь пользователя еще проще.

Быстрый поиск в документах

При работе с текстовыми документами порой бывает необходимо быстро найти на ПК файл или его фрагмент. Функции Windows могут не сработать. На помощь придут специальные утилиты.

«Архивариус 3000»

Сайт: likasoft.com/ru/

Цена: от 295 рублей

Система полнотекстового поиска «Архивариус 3000» способна искать документы на 18 языках.

Программа индексирует файлы как на жестких дисках, так и в локальной сети и на съемных дисках.

«Архивариус 3000» работает со всеми основными типами документов, умеет искать внутри архивов, в том числе в архивах почтовых вложений.

Кроме стандартного поиска, «Архивариус» способен вести поиск с дополнительными параметрами, такими как ограничение по типу файла, его размеру или дате создания.

В наличии также возможность поиска с использованием логических операторов.

Copernik Desktop Search

Сайт: copernic.com/en/products/desktop-search/

Цена: от 2750 рублей, Lite-версия бесплатно

Эта система предназначена для поиска по текстовым файлам, электронным таблицам, документам MS Office, PDF-файлам, музыкальным и видеофайлам.

Данное приложение интересно тем, что умеет производить поиск как на компьютере, так и в Интернете.

Программа формирует индекс, а потом проводит в нем поиск. Одно из главных преимуществ Copernik Desktop Search — низкое потребление системных ресурсов. Производитель предлагает и бесплатную Lite-версию, где отсутствует возможность искать в Сети и в индексах свыше 75 000 файлов.

Вставка повторяющихся фрагментов

Копирование и вставка из буфера обмена — самая частая операция при работе с текстами. Предлагаем небольшие утилиты, способные ее автоматизировать и упростить.

Comfort Keys

Сайт: ru.comfort-software.com/hotkey-manager.html

Цена: от 325 рублей

С помощью Comfort Keys вы можете управлять базой данных текстовых фрагментов и вставлять их в документ по мере необходимости, применяя комбинации клавиш. Причем в фрагментах допускается использование не только текста, но и таблиц или рисунков.

Есть возможность формировать шаблоны, предоставляющие на выбор несколько фраз, они могут быть многоуровневыми: например, шаблон делового письма может содержать несколько вариантов приветствия и завершения сообщения, а шаблон приказа — несколько вариантов его содержимого.

Comfort Typing

Сайт: ru.comfort-software.com/buy-speed-typing.html

Цена: от 150 рублей

Данное приложение также позволяет упростить ввод повторяющихся фрагментов. У этой программы не такие разнообразные функции, как у Comfort Keys, однако она способна после ввода некоего ключевого слова заменять его на шаблон — ранее сохраненный фрагмент.

В базе Comfort Typing можно создавать шаблоны двух типов — простой текст и RTF.

Также имеется функция автоподсказки. Для тех, кто забывает переключать раскладку, в Comfort Typing разработчики реализовали отображение флага языка ввода рядом с текстовым курсором или в системном трее (рядом с часами).

Используем голосовой набор

Ввод текста голосом может облегчить и ускорить набор рукописных материалов и больших документов. CHIP подобрал несколько удобных бесплатных сервисов голосового ввода.

SpeechPad

Сайт: speechpad.ru

Голосовой блокнот SpeechPad умеет корректно распознавать текст, который пользователь наговорил в микрофон своего компьютера. Более того, можно добавить расширение для Google Chrome, и голосовой ввод текста будет доступен при любой активной веб-странице. Достаточно открыть окно сайта и начать говорить. Сервис распознает речь, превратит ее в текст и отобразит в в окне голосового блокнота.

Результат получится скачать в виде текстового файла или скопировать в буфер обмена для вставки в другое приложение.

Talk Typer

Сайт: talktyper.com

Этот сервис голосового ввода вполне корректно работает с многими иностранными языками, в том числе и с русским.

Всего поддерживается более 25 языков. Интерфейс локализован в соответствии
с регионом пользователя. Talk Typer умеет правильно расставлять знаки препинания и переводить надиктованный текст на другой язык.

Готовый текст можно скопировать в буфер обмена или разместить в Twitter либо послать по электронной почте. В Talk Typer реализовано автоматическое сохранение документа.

«Мобильный секретарь»

Сайт: google.com

Некоторые удобные приложения пока реализованы только лишь для мобильных устройств. Это верно и в отношении функции голосового набора в смартфонах на Android и iOS.

В частности, при включенном доступе в Интернет можно активировать на клавиатуре телефона ввод голосом, а затем надиктовать текст с указанием знаков препинания.

Аналогичную опцию предлагает недавно вышедшее приложение «Яндекс.Диктовка», которое доступно как для устройств на базе Android, так и на iOS-гаджетах.

Сравнение документов

Работа с документами предусматривает существование нескольких копий одного файла или его вариантов. Найти дубликаты и произвести их сравнение помогут небольшие утилиты.

Excel Compare

Сайт: formulasoft.ru/excel-compare.html

Цена: от 290 рублей

Для сравнения Excel-таблиц существует специальная утилита.

Данная программа позволяет сравнивать листы двух рабочих книг Excel и выделенные диапазоны ячеек.

Кроме того, есть возможность задать сравнение всех Excel-файлов, находящихся в одной папке.

По результатам работы приложение сгенерирует отчет. Отличающиеся друг от друга ячейки будут выделены в рабочих книгах специальными цветами.

WinMerge

Сайт: winmerge.org

Цена: бесплатно

Эта программа более универсальна в использовании и умеет сравнивать не только файлы, но и целые папки. Подключив к WinMerge плагин xdocdiff, можно получить возможность сличать файлы форматов PDF, Word, Excel и PowerPoint.

В результате в файлах будут выделены строки, которые отличались в сравниваемых документах. Приложение разрешает проводить сравнение с включением подкаталогов.

 Ускорение работы: Полезные мелочи

При подготовке документа иногда приходится выполнять редко встречающиеся операции. Небольшие утилиты и онлайн-сервисы помогут справиться с такими задачами быстро и с комфортом.

CopyPasteCharacter: все знаки под рукой

Когда требуется вставить в текст необычный символ, пользователи обращаются к возможностям используемого ими текстового редактора (в частности, к набору символов). Однако если необходимо напечатать такой символ, например, в электронном письме или в TXT-файле, задача усложняется.

Кроме того, может оказаться, что в наборе стандартных символов текстового редактора нет необходимого именно вам. В таких случаях лучше воспользоваться онлайн-сервисом CopyPasteCharacter. На его страницах доступны коллекции необычных символов.

Требуется найти коллекцию и нажать на символ — он будет скопирован в буфер обмена, и уже оттуда его можно вставить в любой документ. В подборках CopyPasteCharacter получится отыскать обозначения валют, математические знаки, необычное написание чисел
и различные пиктограммы.

Сайт: copypastecharacter.com

PureText: копируем только текст

Задача копирования фрагментов веб-страниц не так проста, как кажется на первый взгляд. Веб-страницы или PDF-файлы могут содержать массу лишней информации, в результате чего в скопированном фрагменте оказываются картинки, веб-формы, элементы гипертекста и многое другое.

Утилита PureText позволит скопировать текст без лишнего мусора.

Данная программа при копировании удалит любое форматирование и оставит только сам текст. Копировать текст с помощью PureText получится как через пиктограмму в системном трее, так и через клавиатурные комбинации. По умолчанию PureText использует комбинацию клавиш «Win+V», однако при необходимости ее можно поменять.

Сайт: stevemiller.net

GreenCloud: печатаем на виртуальный принтер

Задача виртуального принтера GreenCloud — создание PDF-копий всего, что отправляется на принтер, а непосредственно при печати документов — обеспечение разнообразных настроек для экономии краски.

Сервис способен создавать копии всех документов в формате PDF.

Кроме того, в любой момент созданный PDF-файл можно разместить в облачном хранилище, например, в Dropbox (это легко сделать непосредственно из окна интерфейса GreenCloud). В окне приложения получится задать экономное использование краски (использовать при печати серый цвет).

Сайт: obviousidea.com

«Главред»: пишем стильно и без мусора

Интернет-ресурс «Главред» пригодится при составлении художественных или технических текстов.

В частности, здесь вы легко проверите уже готовые текстовые материалы, предназначенные для новостей, статей, сайтов, инструкций, писем и коммерческих предложений.

Интерфейс ресурса состоит из единственного поля для вставки текста, где, кстати, поддерживается и технология перетаскивания. Как только текст окажется в окне, будет проведен его анализ на стилистику, при этом неправильные элементы будут выделены красным.

При наведении курсора на проблемные фразы сервис пояснит, в чем ошибка и как ее исправить. Ресурс можно рекомендовать для создания важных материалов.

Сайт: glvrd.ru

Textmechanic: поправки к тексту без редактора

Сервис Textmechanic представляет собой набор инструментов для манипуляции с текстом. Это онлайн-заменитель текстового редактора, который предоставляет не функцию набора, а другие возможности.

Например, Textmechanic позволит найти и заменить фрагмент текста в готовом файле, исправить написание больших и маленьких букв, удалить повторяющиеся линии и двойные пробелы, а также выполнить различные другие действия.

Кроме того, Textmechanic способен откорректировать кодировку текстового документа, если вам достался «нечитаемый» текст, состоящий из набора неясных символов.

Сайт: textmechanic.com

Автор: Надежда Баловсяк

Фото: компании-производители, WavebreakMediaMicro/Fotolia.com