5 пожирателей рабочего времени: избегаем наиболее распространенных ошибок

Пожиратель времени: электронная почта

Несмотря на бум социальных медиа и месенджеров, средством общения №1 в офисах все еще остается электронная почта. При этом есть и проблема: сообщений зачастую бывает так много, что сотрудники тратят на разбор писем слишком много драгоценного рабочего времени.

Советы: обучение сотрудников может помочь в том, чтобы они умели не только более содержательно составлять заголовки писем, но и с различными триггерами работали более уверенно. Тогда можно будет настроить технические фильтры, которые помогут выделять из потока сообщений наиболее важные.

Кроме того, следует помечать особо важные письма, требующие скорейшего ответа. Тому, кто хочет более сконцентрировано работать довольно продолжительное время, можем посоветовать выделять на проверку электронной почты строго определенные интервалы времени. Как показывает практика, на это должно хватать от 2 до 3 часов в день.

Пожиратели времени: Facebook, WhatsApp & Co.

Общение через Facebook, WhatsApp и другие социальные медиа-каналы получается довольно быстрым, но зачастую пользователей постоянно что-то отвлекает.

Совет: здесь следует различать, о каком общении идет речь — частном или деловом, так как во многих компаниях они зачастую легко смешиваются. Разумеется, если работодатель запрещает частное использование Facebook, вы должны воздержаться от социальных сетей.

Таким образом, можно применить то же правило, что касается электронной почты: если вы не работаете непосредственно SMM-менеджером, лучше будет выделить жесткие временные интервалы, когда вы можете проверять эти каналы общения.

Пожиратели времени: совещания

Чем крупнее компания, тем больше совещаний в ней проводится. Однако, как показывают результаты исследований, зачастую будет реализовано лишь 40% от того, что было намечено на собраниях. Виноваты в этом, как правило, неподготовленные коллеги и руководители, склонные к длинным речам.

Совет: в одиночку с этим явлением бороться сложно, поможет разве что более тщательная подготовка к запланированным выступлениям на этих собраниях, а если вы являетесь модератором встречи, следует почаще обобщать основные аспекты сказанного и пресекать бесцельные дискуссии.

Для установления правильной культуры проведения совещаний возьмите за правило: обязательно должна быть программа встречи. Необходимо строго придерживаться обозначенной в ней линии и четко соблюдать запланированные сроки.

Также важно: не приглашать на всякий случай побольше коллег, а звать лишь действительно значимых для обсуждаемых вопросов людей.

Пожиратели времени: отвлекающие факторы

Отвлекающих факторов в офисе предостаточно: будь то громко разговаривающие коллеги, затянувшиеся перерывы на кофе или просто шум из коридора — все это очень мешает работать.

Совет: перерывы действительно важны, делать их надо регулярно. Однако вы не должны упускать из виду самое важное — работу. Вы можете вежливо прервать заболтавшихся коллег, объяснив им, что у вас еще много работы.

Если в офисе просто очень громко и посторонний шум вам сильно мешает — обращайтесь непосредственно к начальству.

Пожиратель времени: администрирование

«И это мы еще не в госучреждении», — такие слова часто можно услышать в коммерческих фирмах, если речь заходит о бюрократии. Проблемы, связанные с администрированием деятельности предприятия есть повсюду, потому что бухгалтерский учет, налоги и счета-фактуры должны обрабатываться добросовестно и, конечно же, тоже отнимают время.

Совет: с небольшими изменениями в рабочем процессе можно высвободить огромный потенциал рабочего времени. Например, специализированное программное обеспечение предлагает различные решения, позволяющие ускорить работу и упростить такие задачи, как бухгалтерский учет, контроль за оплатой счетов и предварительный расчет налогов.

Фото: компании-производители, CHIP PARTNER STUDIO