Вместо Google Docs: 5 сервисов для совместной работы с документами

Совместная работа над документами существенно повышает продуктивность любой команды. Не нужно пересылать файлы друг другу и длительно согласовывать каждую правку. Можно изменить документ в режиме онлайн, и другие участники при этом сразу увидят все изменения.

Важно выбрать удобное решение. В статье — подборка облачных сервисов для совместной работы с документами. 

Читайте нас там, где вам удобно:🔹Дзен🔹Вконтакте🔹Телеграм

Яндекс 360

Онлайн-офис от Яндекса включает редакторы текстов, презентаций и таблиц, почту, диск, мессенджер, календарь и приложение для заметок. Можно работать с форматами DOCX, XLSX и PPTX. При загрузке документов в устаревшем формате создаётся редактируемая копия.

Создать новый документ легко через меню, выбрав нужный вариант: документ, таблицу или презентацию. Все созданные файлы сохраняются в форматах Microsoft Office на Яндекс Диске. 

В режиме совместной работы можно делиться с другими пользователями ссылкой на документ. При этом также предлагают указать срок действия доступа. Права пользователя настраиваются для редактирования или только для просмотра. Но нельзя настроить личный доступ — для кого-то на просмотр, а для кого-то на редактирование. Для изменения права доступа нужно создать новую ссылку после удаления старой. 

Внесённые в документ изменения сохраняются автоматически и видны всем участникам в реальном времени. Для коммуникации между коллегами есть комментарии: они доступны всем пользователям с правом редактора.  

Облачный Р7-Офис

Российский офисный пакет Р7-Офис — это кроссплатформенный набор приложений для совместной работы с документами. В состав Р7-Офиса входят редакторы текстов, таблиц и презентаций, планировщик, почта, платформа для создания корпоративной соцсети, CRM, приложение для видеоконференцсвязи и корпоративный мессенджер. 

Редакторы поддерживают все популярные форматы: DOC, DOCX, PDF, ODT, TXT, HTML, EPUB, XLS, ODS, CSV, PPT и прочие. Можно загружать в систему документы с любых носителей. При этом формат преобразуется автоматически в один из поддерживаемых вариантов. 

Особое преимущество пакета — все редакторы доступны в едином интерфейсе. Не нужно переключаться между инструментами, достаточно выбрать нужный документ среди списка или формат для создания нового проекта. 

Доступ к документам можно предоставлять не только зарегистрированным в системе пользователям, но и гостям. Права доступа стандартные: редактирование или только чтение.

В редакторе можно отслеживать изменения документа и просматривать историю версий. Помимо совместной работы в режиме правок также доступен отдельный чат, где удобно общаться с коллегами по проекту. 

Polaris Office 

Решение Polaris Office — это офисный пакет от корейской компании Infraware. В России дистрибьютором ПО выступает компания 1С. 

Инструменты Polaris Office позволяют совместно работать над загруженными и созданными документами. Есть поддержка форматов DOCX, XLSX, PPTX, PDF, ODT и возможность конвертировать разные документы в PDF и наоборот. 

Несколько пользователей могут одновременно использовать или редактировать документы в режиме реального времени. Поделиться файлами с коллегами легко — отправить их через электронное письмо или скопировать URL.

Совместный доступ к документу можно предоставить только действующему участнику команды. При удалении пользователя из рабочего пространства доступ автоматически закроется, чтобы не допустить утечки данных. 

Мой Офис

Мой Офис — отечественный пакет приложений для работы с 1С и офисными редакторами Word, Excel и PowerPoint. Поддерживает все популярные форматы офисных файлов, в том числе ODF и OOXML. 

Владелец файла может предоставить следующие виды доступа: просмотр, редактирование и управление. Также при необходимости легко включить полный запрет доступа для определенных пользователей. 

Люди с доступом категории “Управление” могут не только редактировать документ, но и переименовать его; копировать, удалять, создавать и загружать новые файлы на облако; изменять права других пользователей и многое другое. 

Если настроена интеграция с почтой, то на нее можно отправить уведомление о доступе к новым документам. 

WPS Office 365 

WPS 365 For Business — офисное решение от сингапурской компании Kingsoft Office Software. В пакет входят редакторы текстовых документов, таблиц, презентаций и PDF-файлов. В общей сложности решение поддерживает 56 форматов, включая популярные DOCX, XLSX, PPTX, PDF. 

Режим совместного редактирования доступен участникам команды. При этом внутри рабочего пространства можно создать несколько команд. При предоставлении общего доступа есть разные настройки разрешений: просмотр, комментирование или редактирование. Все изменения в реальном времени сохраняются автоматически, также есть журнал версий. 

Нужно учесть, что максимальное количество участников с правом полного доступа к документу — 50 пользователей. Все последующие участники могут только просматривать документ, но не вносить в него правки и комментарии. 

Читайте также:

• 7 приложений для учета расходов и доходов и планирования бюджета
• 7 приложений для сна, которые помогут высыпаться лучше