Полезные инструменты для офиса

iTypewriter Офис, компьютер и Интернет стали практически неотделимыми друг от друга понятиями. И все же, как бы они ни ускоряли нашу повседневную работу, ее эффективность всегда можно повысить. Первая мысль, которая приходит в голову, — научиться более профессионально использовать офисный пакет от Microsoft и установить дополнительные утилиты для распознавания текста. Это положительно скажется на производительности. Еще больше возможностей могут предоставить сторонние программы. CHIP расскажет о вспомогательных приложениях и онлайн-сервисах, которые существенно упрощают выполнение рутинных офисных задач: позволяют ускорить набор текстов за счет автоматизации ввода часто повторяющейся информации, лучше организовать работу с электронной корреспонденцией, оптимизировать обмен документами и файлами и даже избавиться от отвлекающих факторов, таких как ежедневно отнимающий много рабочего времени мониторинг социальных ресурсов. Большинство рассмотренных в статье инструментов реализовано как интернет-сервисы.

Обмен файлами в «облаках»

Сайт: dropbox.com, sugarsync.com, wuala.com Стоимость: бесплатно Работа в офисе, как правило, подразумевает обмен файлами между сотрудниками, а также совместное редактирование документов. Одним из современных способов обмена данными является использование «облачных» сервисов. Они удобны тем, что доступны с любого устройства, будь то офисный или домашний ПК, смартфон или планшет.

Dropbox. Чтобы поделиться файлом, хранящимся в этом сервисе, достаточно, зайдя в свой аккаунт, выбрать нужный документ или папку и щелкнуть по значку с изображением цепи «Get Link» справа от имени. Коллеги, получившие ссылку на файл, могут его скачать, а вот изменять его нельзя.

SugarSync. Пользователи этого интернет-ресурса также могут быстро отправлять свои файлы другим людям, используя public-ссылки. Помимо этого возможно открытие доступа к папкам и совместное редактирование их содержимого. В настройках доступа можно указать, кому из пользователей SugarSync разрешается редактировать общие документы. Есть возможность защитить папки паролем.

Wuala. Данный швейцарский сервис отличается гибкими настройками безопасности. Для организации совместной работы с файлами можно использовать группы доступа. Иными словами, сначала создаются группы пользователей, после чего владелец указывает для каждой из них, к каким файлам будет разрешен доступ, и дает (или не дает) возможность изменять данные.

Текстовый экспандер

Программа: PhraseExpress Сайт программы: phraseexpress.com Стоимость: бесплатно Ввод данных — главный камень преткновения в офисной работе. Чем быстрее вы набираете текст, тем больше вы успеваете сделать. Если ваша работа связана с электронной корреспонденцией, составлением и редактированием документов, то это утверждение наверняка не покажется вам пустым звуком. Чтобы ускорить набор, лучше использовать текстовые экспандеры — специальные программы, убыстряющие ввод данных за счет некоторых ухищрений. Одно из них — использование текстовых шаблонов, которые могут затем вставляться в нужные окна неограниченное количество раз. Это могут быть, в частности, стандартный ответ на электронное письмо или заголовок для общения службы технической поддержки с пользователями в чате. Такие шаблоны можно создать, например, при помощи бесплатной для персонального применения программы PhraseExpress. Данная утилита поддерживает вставку при нажатии заданного сочетания клавиш или последовательности символов. Также можно ограничить срабатывание шаблона только одним или несколькими конкретными приложениями — например, Microsoft Office и Outlook.

Программа удобна еще и тем, что позволяет сэкономить время на фразах с изменяющимися данными: датой, временем, днем недели и т. д. Например, при написании письма можно не задумываться о том, какое слово выбрать для приветствия («добрый день» или «добрый вечер»), — программа подставит его сама.

Автоподсказка слов

На настольном ПК функция автоподсказки может быть чрезвычайно полезна. Она реализована, например, в программе Comfort Keys Pro (590 руб., ru.comfort-software.com). По мере ввода текста приложение ищет подходящие слова в своем словаре и выводит их в виде списка рядом с курсором. Варианты пронумерованы, и для завершения ввода достаточно нажать на соответствующую цифру. Программа снабжена хорошей базой не только для английского, но и русского языков и дает возможность пополнять словарь словами, встречающимися в текстах пользователя.

Распознавание текста

Сайт: free-ocr.com, newocr.com, finereader.abbyyonline.com/ru Стоимость: бесплатно Считывание текста из бумажных документов экономит немало времени, избавляя от необходимости повторного набора. Однако системы оптического распознавания стоят недешево, поэтому раскошелиться на них согласится далеко не каждый начальник. К счастью, существуют и некоммерческие OCR-решения в виде онлайновых сервисов.

Free-OCR. На данном ресурсе можно бесплатно распознавать до десяти изображений в час. Максимальный размер каждого файла при этом не должен превышать 2 Мбайт, а разрешение по большей стороне — 5000 пикселей. Сервис работает с форматами PDF, JPEG, GIF, TIFF, BMP и поддерживает около 30 языков, в том числе русский, украинский и английский. Полученный текст отображается в браузере и может быть скопирован в буфер обмена.

NewOCR. Ресурс поддерживает около 60 различных языков распознавания, и в нем практически нет ограничений по работе с документами. Очень удобно, что файлы можно загружать не по одному, а запакованными в ZIP-архив. Результат может быть представлен в виде документов TXT, DOC, ODT, RTF, PDF или HTML, также возможен экспорт в «Документы Google».

«Документы Google». Мало кто знает, что онлайновый офис от Google также предоставляет возможность бесплатного оптического распознавания документов. Сервис работает с файлами JPEG, PNG, GIF размером не более 2 Мбайт, а также многостраничными PDF (не более десяти страниц). Чтобы изображение было распознано, нужно включить эту опцию при загрузке файлов на онлайновый сервис. Поддержка русского языка в «Документах Google» есть, но пока реализована в экспериментальном виде, поэтому отличного результата ожидать не приходится.

FineReader Online. Сервис от компании ABBYY обеспечивает весьма высокое качество распознавания. Здесь реализована поддержка более 40 языков, а готовый текст можно не только скопировать с веб-страницы, но и сохранить в виде файлов Microsoft Word, PDF, ODT, а также передать напрямую в онлайновые сервисы «Документы Google», Evernote и Dropbox. В отличие от других служб FineReader Online является коммерческим. Бесплатно можно распознать три страницы, после чего предлагается купить от 20 до 200 страниц распознавания.

Онлайновая почтовая служба

Сайт: solvermate.ru Стоимость: бесплатно Казалось бы, тема улучшения почтовых клиентов давно себя изжила. Даже дальнейшая разработка бесплатного приложения Thunderbird в начале июля этого года официально прекратилась. Тем не менее привычный для всех обмен почтовыми сообщениями можно сделать более удобным, особенно если речь идет о компаниях, в которых электронная почта остается главным способом связи с клиентами и сотрудниками.

SolverMate. Этот почтовый сервис позволяет максимально упростить, например, обработку заказов, поступающих в магазин, или оптимизировать работу службы техподдержки пользователей. Он работает как почтовый веб-клиент, собирающий письма с разных учетных записей, и предлагает различные инструменты для организации корпоративной почты. При работе с почтовыми данными объемом до 1 Гбайт использование сервиса бесплатно.

Веб-клиент автоматически объединяет письма в цепочки наподобие того, как это реализовано в Gmail, и тем самым позволяет быстро увидеть всю историю переписки. Просматривая цепочки, можно сразу же увидеть список людей, участвующих в обмене сообщениями, и файлы, которые были к ним прикреплены, — они хранятся в разделе «Файлы». Уникальный интерфейс выбора адресатов дает возможность легко отфильтровать любые контакты по типам или по алфавиту, что ускоряет их поиск.

SolverMate позволяет превращать письма в разные типы данных, не теряя времени на переключение между программами. Например, если в письме содержится приглашение на собрание, то к этому сообщению можно сразу же применить шаблон «Встреча», после чего появятся такие поля для заполнения, как время проведения, количество участников и т. д. Сообщения также можно преобразовывать в заявки, задачи, заказы и т. п., а шаблоны с полями легко редактируются.

SolverMate может быть полезен и для организации многопользовательской работы с почтой. Секрет кроется в использовании адресов e-mail, к которым может быть открыт доступ целой группе сотрудников. При этом каждый не только видит все входящие сообщения, но и может проанализировать историю переписки и с первого взгляда оценить, на какие письма еще никто не ответил.

Организация видеоконференций

Сайт: meetings.io, b23.ru/p23g (Hangouts), anymeeting.com Стоимость: бесплатно Те времена, когда для общения между сотрудниками и деловыми партнерами использовались популярные мессенджеры, почти ушли в прошлое — на смену подобным приложениям пришел Skype. Он обеспечивает весьма хорошее качество голосовых звонков и имеет «продвинутый» текстовый чат, в котором, в частности, можно редактировать сообщения уже после отправки. Однако, если требуется организовать веб-конференцию между несколькими участниками, придется покупать премиум-пакет. Для этих целей CHIP предлагает бесплатное решение.

Meetings.io. Данный сервис удобен тем, что не требует ни регистрации, ни инсталляции дополнительного ПО. Все, что нужно сделать для приглашения нового участника, — отправить ему уникальную ссылку на «комнату видеочата». А если зарегистрироваться (что тоже бесплатно), можно получить ряд бонусов — например, инструмент для планирования  встреч, постоянный и легко запоминающийся адрес для «комнаты чата», а также сохранение истории проведенных видеовстреч.

Hangouts. Это сравнительно молодой ресурс на базе сервиса Google.com. Для работы с ним нужна учетная запись Google, но вряд ли это можно считать проблемой, ведь Gmail давно уже стал популярной почтовой службой. Кроме того, потребуется установка специального плагина для браузера. Организация веб-конференции происходит именно в нем, а участвовать в ней могут до десяти человек. В процессе обсуждения можно совместно просматривать и редактировать документы, хранящиеся на сервисе «Документы Google», рисовать графики, диаграммы и просто наброски, используя инструментарий SketchUp, а также смотреть видеоролики с YouTube.

AnyMeeting. Данный ресурс также позволяет быстро организовывать как видео- так и аудиоконференции. В бесплатной версии присутствует рекламный баннер. Чтобы присоединиться к видеочату, участникам регистрироваться не нужно, а вот тот, кто желает стать организатором веб-конференции, должен пройти простую процедуру создания учетной записи. После этого он сможет выбрать хорошо запоминающийся адрес для проведения видеочата, а также использовать инструменты для планирования встреч и просмотра истории. В процессе проведения чата каждый участник может высказывать свое отношение к происходящему, меняя значки настроения.

Борьба с хронофагами

Сайт: keepmeout.com/ru, minutesplease.com Стоимость: бесплатно При постоянной работе за компьютером и тем более — с Интернетом, появляется очень много отвлекающих факторов. Ведь составление отчета такое скучное по сравнению с подборкой «горячих» роликов на YouTube, да и обновления на страницах сотни друзей в Facebook тоже нужно успеть посмотреть. В некоторых компаниях просмотр сайтов социальных сетей и подобных ресурсов запрещается системными администраторами. Но бороться с хронофагами — «пожирателями» времени — можно и самостоятельно.

KeepMeOut. В этом онлайн-сервисе нужно ввести адрес сайта, который отвлекает от работы, и указать максимально допустимую частоту его посещения — например, раз в полчаса. Также можно определить время суток и дни недели, в которые будет работать ограничение. После этого сервис сгенерирует ссылку для доступа к сайту, которую нужно занести в закладки вместо прямой ссылки. Теперь, если попытаться зайти на сайт-хронофаг, когда время лимита еще не истекло, KeepMeOut просто не загрузит его.

Minutesplease. Это еще один эффективный инструмент для борьбы с «пожирателями» времени, позволяющий установить ограничение на посещение сайтов по времени. Чтобы не засиживаться на страничке соцсети, можно отвести на нее, например, десять минут. Если  зайти на Facebook или любой другой сайт через Minutesplease, то, когда отведенное на просмотр время истечет, страница просто закроется. Приятно, что данный ресурс не злоупотребляет рекламными баннерами.