Управляйте бизнесом эффективно

Любое современное предприятие имеет довольно сложную организацию бизнеса. Необходимые его слагаемые — сотрудники, компьютеры, Интернет, связь, транспорт, взаимодействие внутри предприятия, контакты с клиентами, учет всех аспектов производства. Чтобы управлять всем этим уже недостаточно только экономиста и бухгалтера. Нужна эффективная система ведения бизнеса, обеспечивающая управление и контроль абсолютно всего, начиная от работы секретаря до грамотного деятельности менеджера низшего звена.

TeamWox TeamWox Для этих целей прекрасно подойдет удобная и легкая в освоении программа управления предприятием TeamWox (www.teamwox.com/ru). С ее помощью руководитель предприятия получает целый набор инструментов для планирования, постановки задач перед подчиненными, контроля их выполнения, а также оперативного внесения поправок. Благодаря системе встроенных автоматических отчетов можно осуществлять мониторинг всех стадий реализации проекта, попутно контролируя производительность сотрудников, а также качество работы с клиентами. Это позволит оптимизировать производственные процессы, сделать их более прозрачными, ускорить принятие решений на основе полной и достоверной информации.

Управление из единого центра

Программа TeamWox способна автоматизировать решение многих повседневных задач в управлении предприятием. По сути, это единый центр, где отображается вся деятельность различных структур компании. Через него руководитель может даже удаленно, находясь вдали от офиса, назначать задания, контролировать их выполнение, осуществлять взаимодействие всех исполнительных звеньев между собой и даже качество работы с клиентами. Сразу стоит отметить, что это веб-серверное приложение, а значит его работа строится через обычный веб-браузер. Отсюда и минимальные системные требования и весьма высокая надежность. Что же конкретно может предложить TeamWox и как это выглядит в реальности?

Виртуальный отдел кадров

Управляйте бизнесом эффективно
В модуле «Сотрудники» собирается вся информация по кадровому составу предприятия Любое предприятие — это прежде всего квалифицированные кадры. От того, как реализован их набор и контроль зависит «здоровье» компании. В TeamWox за работу с кадрами отвечает специальный модуль «Сотрудники». В него можно заводить информацию, связанную с трудовой деятельностью каждого работника: договор о трудоустройстве, отсканированные копии паспортов, медицинские книжки и прочее. Благодаря этому можно быстро получить все необходимые документы по персоналу.

Постановка и выполнение задач

Управляйте бизнесом эффективно
Модуль «Задания» позволяет назначать исполнителям задания и контролировать их выполнение От того, как назначаются задания, а затем контролируется выполнение, зависит бизнес компании. Очевидно, что устные приказы к делу не пришьешь, но и распечатывать их каждый раз — только разводить бюрократию. Модуль «Задания» поможет оперативно отдавать распоряжения сотрудникам и контролировать их исполнение. Все очень просто: ставьте задачу, назначайте ответственных и следите за исполнением. В заданиях можно вести различные обсуждения, публиковать иллюстрации и даже прикреплять аудио- и видео-файлы. Закрыв задание, можно потом найти его в архиве и просмотреть все подробности: кто участвовал в дискуссии, как она проходила, какое решение было принято. При необходимости можно поднять вопрос заново.

Важный бонус: модуль «Задания» позволяет автоматически сформировать отчет по выполненным или невыполненным заданиям, что позволит оценить производительность сотрудников.

Всегда полезно знать, кто из работников больше всех старается и вносит наибольший вклад в общее дело компании.

Ведение документооборота

Управляйте бизнесом эффективно
Модуль «Документы» — весьма удобный механизм управления документооборотом, наделенный к тому же функциями обмена и передачи информации между сотрудниками, а также клиентами Раздел «Документы» целиком посвящен выстраиванию эффективной работы с документами. Здесь можно хранить в электронном виде любые документы: договоры, акты, отсканированные изображения и т.п. При этом TeamWox позволяет групповую работу с документами, что достигается использованием механизмов версионности и системы визирования. На практике это выглядит так: сотрудник создал документ и поставил его вам на подпись. Затем вы внесли поправки и отправили документ на доработку. Все это можно повторять до тех пор, пока документ не будет окончательно утвержден и на нем будет поставлена «электронная подпись». Важной особенностью является то, что в работе находится всегда последняя версия файла, при этом все предыдущие редакции документа также сохраняются в системе.

Управляйте бизнесом эффективно В этом разделе также можно сохранять все документы, пришедшие по электронной почте или сообщения из форума. Удобно, что документ из этого раздела можно также сразу по электронной почте или приложить к заданию.

Важный момент: любой документ может быть ассоциирован с любым клиентом или контактным лицом, что существенно экономит время при поисках нужной информации.

Деловая переписка

Управляйте бизнесом эффективно
Почтовый клиент позволяет использовать сразу несколько аккаунтов внешних сервисов, а также предоставляет служебный ящик для работы над заданиями Электронная почта — важный инструмент мгновенного обмена информацией и документами не только с клиентами и поставщиками, но и внутри компании. Не случайно, что он почти вытеснил факсимильную связь, хотя и без нее порой не обойтись. В TeamWox имеется собственный почтовый модуль, который связан со всей системой, что очень важно при групповой работе. В нем можно заводить любые аккаунты и получать почту сразу на несколько почтовых ящиков. Есть возможность настроить фильтры для сортировки писем по различным параметрам.

Кроме этого, у каждого пользователя TeamWox также имеется служебный ящик, который называется «Назначенные». С этой функцией будет легко найти переписку между вами, назначенным специалистом и клиентом.

Клиентская база

Всегда удобно иметь под рукой всю базу клиентов: контактные данные, телефоны, адреса, факсы и прочее. В TeamWox можно не просто легко организовать такой справочник, но и сразу же связать его со всеми документами, относящимися к различным контрагентам, а также другой пояснительной информацией.

Управляйте бизнесом эффективно
Модуль «Контакты» обеспечивает комфортный поиск и хранение всей базы клиентов, причем она является единой для всех подразделений фирмы За это отвечает раздел «Контакты», к котором можно сохранять не только контактную информацию, но и все документы, электронные письма и обсуждения, связанные с конкретным клиентом. Таким образом, можно в любой момент найти всю историю взаимоотношений с клиентом.

Имеются и настройки доступа к базе клиентов.

Это будет полезно, к примеру, когда о VIP-клиентах должны знать только опытные менеджеры, а остальные работники даже не будут знать о существовании особо важных клиентов.

Такое построение клиентской базу также позволит не потерять связь с клиентами при увольнении какого либо сотрудника.

Останется и вся история контактов с его клиентами.

При этом решается главная задача — компания будет работать с единой базой клиентов.

Это также позволит мгновенно узнать, сколько новых клиентов появилось за определенный период времени и кто из менеджеров привел их больше всего.

Обратная связь

Если в компании работает много сотрудников, для нее должна быть чрезвычайно важна внутренняя политика. Чтобы подчиненные были всегда в курсе, что и почему делает их руководство, было бы неплохо организовать во внутренней сети удобный форум. Его можно использовать и для внутреннего PR, чтобы донести новости и политику компании до каждого сотрудника.

В TeamWox за это отвечает отдельный модуль «Форум». Он является удачным решением и для организации онлайн-совещаний, где можно устраивать обсуждения только среди тех, кто действительно нужен для решения вопроса.

Управляйте бизнесом эффективно
Модуль «Форум» можно использовать как место для обсуждения политики фирмы или просто донесения до сознания сотрудников. В нем же удобно проводить онлайн-совещания Помимо текстового общения, в распоряжении пользователей имеется отдельное приложение TeamWox Communicator, которое обеспечивает качественную голосовую связь внутри сети компании. Кроме этого, данное приложение позволяет уведомлять сотрудников о различных изменениях в заданиях без открытия TeamWox в окне браузера.

1
2
ПОДЕЛИТЬСЯ


Предыдущая статья«Что имеем — не храним, потерявши — плачем»
Следующая статьяMS Exchange 6.0: обновление от Dr.Web
КОММЕНТАРИИ