Полезные инструменты для офиса

iTypewriter iTypewriter Офис, компьютер и Интернет стали практически неотделимыми друг от друга понятиями. И все же, как бы они ни ускоряли нашу повседневную работу, ее эффективность всегда можно повысить. Первая мысль, которая приходит в голову, — научиться более профессионально использовать офисный пакет от Microsoft и установить дополнительные утилиты для распознавания текста. Это положительно скажется на производительности. Еще больше возможностей могут предоставить сторонние программы. CHIP расскажет о вспомогательных приложениях и онлайн-сервисах, которые существенно упрощают выполнение рутинных офисных задач: позволяют ускорить набор текстов за счет автоматизации ввода часто повторяющейся информации, лучше организовать работу с электронной корреспонденцией, оптимизировать обмен документами и файлами и даже избавиться от отвлекающих факторов, таких как ежедневно отнимающий много рабочего времени мониторинг социальных ресурсов. Большинство рассмотренных в статье инструментов реализовано как интернет-сервисы.

Обмен файлами в «облаках»

Сайт: dropbox.com, sugarsync.com, wuala.com Стоимость: бесплатно Работа в офисе, как правило, подразумевает обмен файлами между сотрудниками, а также совместное редактирование документов. Одним из современных способов обмена данными является использование «облачных» сервисов. Они удобны тем, что доступны с любого устройства, будь то офисный или домашний ПК, смартфон или планшет.

Dropbox. Чтобы поделиться файлом, хранящимся в этом сервисе, достаточно, зайдя в свой аккаунт, выбрать нужный документ или папку и щелкнуть по значку с изображением цепи «Get Link» справа от имени. Коллеги, получившие ссылку на файл, могут его скачать, а вот изменять его нельзя.

SugarSync. Пользователи этого интернет-ресурса также могут быстро отправлять свои файлы другим людям, используя public-ссылки. Помимо этого возможно открытие доступа к папкам и совместное редактирование их содержимого. В настройках доступа можно указать, кому из пользователей SugarSync разрешается редактировать общие документы. Есть возможность защитить папки паролем.

Wuala. Данный швейцарский сервис отличается гибкими настройками безопасности. Для организации совместной работы с файлами можно использовать группы доступа. Иными словами, сначала создаются группы пользователей, после чего владелец указывает для каждой из них, к каким файлам будет разрешен доступ, и дает (или не дает) возможность изменять данные.

Текстовый экспандер

Программа: PhraseExpress Сайт программы: phraseexpress.com Стоимость: бесплатно Ввод данных — главный камень преткновения в офисной работе. Чем быстрее вы набираете текст, тем больше вы успеваете сделать. Если ваша работа связана с электронной корреспонденцией, составлением и редактированием документов, то это утверждение наверняка не покажется вам пустым звуком. Чтобы ускорить набор, лучше использовать текстовые экспандеры — специальные программы, убыстряющие ввод данных за счет некоторых ухищрений. Одно из них — использование текстовых шаблонов, которые могут затем вставляться в нужные окна неограниченное количество раз. Это могут быть, в частности, стандартный ответ на электронное письмо или заголовок для общения службы технической поддержки с пользователями в чате. Такие шаблоны можно создать, например, при помощи бесплатной для персонального применения программы PhraseExpress. Данная утилита поддерживает вставку при нажатии заданного сочетания клавиш или последовательности символов. Также можно ограничить срабатывание шаблона только одним или несколькими конкретными приложениями — например, Microsoft Office и Outlook.

Программа удобна еще и тем, что позволяет сэкономить время на фразах с изменяющимися данными: датой, временем, днем недели и т. д. Например, при написании письма можно не задумываться о том, какое слово выбрать для приветствия («добрый день» или «добрый вечер»), — программа подставит его сама.

Автоподсказка слов

На настольном ПК функция автоподсказки может быть чрезвычайно полезна. Она реализована, например, в программе Comfort Keys Pro (590 руб., ru.comfort-software.com). По мере ввода текста приложение ищет подходящие слова в своем словаре и выводит их в виде списка рядом с курсором. Варианты пронумерованы, и для завершения ввода достаточно нажать на соответствующую цифру. Программа снабжена хорошей базой не только для английского, но и русского языков и дает возможность пополнять словарь словами, встречающимися в текстах пользователя.