Наводим порядок в контактах Outlook

Функциональные возможности Outlook постоянно совершенствуются, однако работа с данными по-прежнему требует использования всего офисного пакета. CHIP предложит быстрый эффективный способ разобраться с данными Microsoft Outlook В программе Outlook до сих пор отсутствуют многие эффективные функции — например, обработка и обновление контактных данных в виде списка. Если редактирование 50 контактов вручную еще не так обременительно, то при наличии 500 элементов этот процесс отнимает много времени и чреват ошибками. Для задач, которые сервис Outlook решает очень неудобно или не решает вообще, лучше всего использовать офисный компонент Excel, оснащенный многочисленными функциями табличной обработки информации. При этом сначала необходимо экспортировать нужные данные. Рекомендуем предварительно удалить лишнее, например спам, и сжать файл личных папок PST (Personal STore). Перед экспортом и обработкой данных обязательно создайте резервную копию, следуя нашей инструкции.

Обработка в Excel

Откройте экспортированный файл (в нашем случае это Contacts.xls) в Excel и оставьте без изменений название столбца в первой строке и порядок столбцов, чтобы затем не возникло проблем при импорте данных. Для настройки ширины столбца кликните по левому верхнему углу рамки, далее на вкладке «Главная» в разделе «Ячейки» выберите опцию «Формат», а затем команду «Автоподбор ширины столбца». Поскольку сервис Outlook не располагает реляционной связью данных, при переезде фирмы на новое место, к примеру, у всего списка контактов из этой компании придется менять адреса. Справиться с задачей поможет фильтр Excel, описанный в шаге 7. Ограничьте выборку искомой фирмой и нажмите на «ОК». Часто проблемы возникают из-за различных форматов номеров телефонов и факсов, поскольку эти данные используются и для синхронизации со смартфоном. В столбцовом отображении программы Excel легко увидеть все эти различия в форматах. В завершение сохраните изменения в файле Excel.

Реимпорт в Outlook

Для возвращения данных обратно в Outlook после создания резервной копии файла PST необходимо перезапустить программу. Далее перейдите к опции «Файл | Открыть | Импорт» (в предыдущей версии — «Файл | Импорт и экспорт»). Здесь выберите «Импорт из другой программы или файла», а затем — «Microsoft Excel 97–2003». Чтобы найти соответствующий файл Excel, вы можете воспользоваться функцией «Обзор». В разделе «Параметры» во избежание возникновения двойных записей активируйте «Заменять дубликаты при импорте». Нажмите «Далее». В качестве папки назначения выберите «Контакты» и нажмите на «Далее». Клик по кнопке «Готово» запустит процесс.

Как это сделать?

1 НАЧИНАЕМ ЭКСПОРТИРОВАНИЕ Для начала в программе Outlook откройте в расположенной слева области переходов модуль «Контакты». Затем необходимо обратиться к меню «Файл | Открыть» и выбрать «Импорт».

2 ОПРЕДЕЛЯЕМ ФОРМАТ Выделите действие «Экспорт в файл» и нажмите на «Далее». В качестве типа файла выберите «Microsoft Excel 97–2003», а затем кликните по кнопке «Далее».

3 УСТАНАВЛИВАЕМ СОДЕРЖИМОЕ И ЦЕЛЬ Убедитесь, что в качестве источника выбрана папка «Контакты», и нажмите «Далее». Укажите место сохранения и имя файла Excel.

4 РАСПРЕДЕЛЯЕМ ДАННЫЕ ПО УМОЛЧАНИЮ На этом этапе оставьте вариант «По умолчанию». Нажатие на кнопку «Готово» запустит процесс экспортирования.

5 СЖИМАЕМ ФАЙЛ PST В области переходов щелкните правой клавишей мыши по записи «Outlook» и откройте «Свойства файла данных». На вкладке «Общие» кликните по «Дополнительно», а затем по «Сжать».

6 СОЗДАЕМ РЕЗЕРВНУЮ КОПИЮ ФАЙЛА PST Запомните место сохранения PST-файла, которое вы указали в поле «Файл». Его можно просто скопировать в буфер обмена. Теперь закройте Outlook, вызовите Проводник Windows, вставьте путь в адресную строку и нажмите «Enter». Найдите нужный файл и создайте его резервную копию, сохранив файл в другой папке.

7 ИСПОЛЬЗУЕМ ФИЛЬТР EXCEL В файле Contacts.xls выделите нужный столбец и выберите команду «Сортировка и фильтр | Фильтр». Автофильтр наглядно отобразит все контакты по одному критерию, благодаря чему можно легко отредактировать их поля данных.

8 НАВОДИМ ПОРЯДОК В ЦИФРАХ Зачастую в номерах телефонов и факсов царит хаос из-за различий в форматах. Привести их к единому виду поможет функция «Найти и выделить».