Word: рецензируем без лишних элементов

При совместной работе над документами очень удобно, когда можно отследить внесенные изменения. Однако реализовано это должно быть наглядно.

257

Функция «Рецензирование» программы Word позволяет отследить изменения в текстовых черновиках. В сложных документах, однако, это быстро приводит к нагромождению поправок. Из-за многочисленных комментариев меняется и весь объем текста, и отдельные разрывы страниц, поэтому форматирование документа в таком состоянии невозможно. Впрочем, всего пара настроек поможет взять ситуацию под контроль.

Вначале позаботьтесь об отображении вашего собственного документа. Для этого откройте опции отслеживания, как описано на втором этапе нашего руководства (см. далее), и настройте их по собственному вкусу. Прежде всего важна принципиальная настройка из этапа 4 — отслеживать изменения форматирования или нет. Зачастую достаточно отслеживать изменения в содержании, поэтому эту функцию стоит отключить. Вместо того, чтобы детально настраивать пометки, стоит заняться отображением исправлений, как описано на пятом этапе. Так вы сможете продолжить отслеживание изменений, однако выделять только действительно интересные моменты.

Для слаженной работы каждый соавтор должен изменить скрытые настройки Word. Следуйте советам этапов 6 и 7. Теперь вы будете видеть документ в том виде, в каком предыдущий автор его сохранил. Перед тем, как сохранить документ, необходимо изменить его вид на «Измененный документ», чтобы следующий автор сам решил, какие пометки должны быть отображены.

Чтобы впоследствии нельзя было просмотреть отдельные этапы работы, на вкладке «Рецензирование» в разделе «Изменения» нажмите на стрелку под «Принять» и выберите команду «Применить все изменения в документе».

В завершение откройте «Центр управления безопасностью», как описано на этапах 6 и 7, и запустите проверку согласно этапу 8. Ответьте «Да» на вопрос о сохранении последних изменений.

Пошаговое руководство:

1. Неупорядоченное отображение

Отображение всех изменений затрудняет просмотр, временно меняет длину текста и смещает переносы, так что документ в таком виде невозможно форматировать.

2. Отслеживание изменений

На ленте меню перейдите к вкладке «Рецензирование» и нажмите на нижнюю часть значка «Исправления». Выберите пункт «Параметры исправлений». В открывшемся окне нажмите кнопку «Дополнительные параметры».

Отслеживание изменений
Отслеживание изменений

3. Настройка пометок

В разделе «Исправления» выберите для параметра «Вставки» вариант «Нет», а для «Удалений» — вариант «Скрытый». Также вы можете отключить показ выносок, сняв галочку с чекбокса «Показывать линии выносок».

Настройка пометок
Настройка пометок

4. Отключаем показ форматирования

Отключите опцию «Учитывать форматирование», если вы хотите видеть только внесенные в текст изменения. Теперь нажмите на «ОК» и щелкните по кнопке «Исправления» для отображения пометок.

Отключаем показ форматирования
Отключаем показ форматирования

5. Индивидуальная настройка пометок

На вкладке «Рецензирование» в группе «Отслеживание» измените верхнее поле с «Показать исправления» на выборочные значения, например, отображать только «Примечание» и «Форматирование».

Индивидуальная настройка пометок
Индивидуальная настройка пометок

6. Центр управления безопасностью

Перейдите в раздел меню «Файл | Параметры», а затем в категорию «Центр управления безопасностью». Здесь кликните по «Параметры центра управления безопасностью» и нажмите на кнопку «Параметры центра управления безопасностью».

Центр управления безопасностью
Центр управления безопасностью

7. Скрываем отображение изменений

Перейдите к категории «Параметры конфиденциальности» и в разделе «Параметры для конкретного документа» снимите флажок перед опцией «Отображать скрытую разметку при открытии и сохранении». Нажмите на «ОК».

Скрываем отображение изменений
Скрываем отображение изменений

8. Проверка документа

Для этой цели перейдите к «Инспектору документов», подтвердите запрос кликом по «Да», выберите нужные опции и щелкните по «Проверить». С помощью нажатия на «Удалить все» вы удалите нежелательное содержимое из каждой категории.

Проверка документа
Проверка документа
ПОДЕЛИТЬСЯ


Предыдущая статьяОбзор дизайнерских корпусов для ПК
Следующая статьяУмное кресло Sharp расскажет все о здоровье севшего в него человека

КОММЕНТАРИИ