Офис, который всегда с тобой

17

Приложения Google Apps дают неограниченный доступ к документам и данным, в какой бы точке земного шара вы ни находились. К вашим услугам электронная почта, текстовый редактор и календарь с планировщиком задач. Причем все это совершенно бесплатно.

iGoogle - ваш персональный доступ в Интернет iGoogle — ваш персональный доступ в Интернет О поисковом сервисе Google слышали даже те, кто весьма поверхностно знаком с компьютером и Интернетом. Однако не все знают, что поиск в Интернете — лишь надводная часть айсберга. Google позволяет создавать и редактировать документы, получать бесплатные SMS с напоминаниями о запланированных событиях и управлять несколькими учетными записями электронной почты. Мы собрали в этой статье лучшие советы о том, как пользоваться тремя основными приложениями Google. Эти службы вы найдете на сайте Google, нажав на ссылку «Еще» в правом верхнем углу экрана.

После несложной регистрации вы сможете работать с ними без ограничений. В конце статьи вы найдете также краткие описания других полезных утилит Google.

ДОКУМЕНТЫ И ТАБЛИЦЫ

Редактируем вместе

Новый Microsoft Office 2007 в стандартной комплектации стоит около $300 и имеет сотни функций, большинство из которых вам, скорее всего, никогда не понадобятся. Более того — вы, вероятно, даже не узнаете об их существовании. У интернет-приложений из набора Google Apps гораздо меньше функций, чем у этого монстра среди офисных пакетов, зато приложение Docs & Spreadsheets, текстовый редактор и программа для обработки электронных таблиц, бесплатно и имеет все необходимое для коллективной работы — например, позволяет нескольким пользователям одновременно редактировать один документ.

Сохраняем документы

Возможности работы с документами в Google Apps очень разнообразны. Вы можете создавать тексты и таблицы в режиме онлайн или загружать в Сеть уже готовые файлы. Google поддерживает форматы TXT, DOC и RTF, а также OpenDocument и StarOffice.

Таблицы сохраняются в виде текстов с разделителями-запятыми (CSV), документов Excel (XLS) или файлов OpenDocument. К сожалению, форматы нового Microsoft Office 2007 пока что не поддерживаются. Поэтому документы последнего «Офиса» для обработки в приложениях Google необходимо предварительно преобразовать в формат «Word 97-2003». Чтобы загрузить документ в Google, в меню «Документы и таблицы» кликните по «Загрузить». Здесь же есть функция экспорта в формат PDF.

Совместная работа с документами

Google, как обычно, бесплатно предлагает то, что в обычных приложениях может стоить не одну сотню долларов: в частности, возможность одновременной работы нескольких пользователей над одним документом. Чтобы разрешить общий доступ к файлу, откройте его и перейдите на вкладку «Совместный доступ» (в правом верхнем углу окна). В строке «Пригласить других пользователей» введите адрес электронной почты своего коллеги и подтвердите изменения нажатием кнопки «Пригласить соавторов».

После этого другой пользователь найдет документ в списке своих документов. Единственное дополнительное требование — у него уже должна быть создана учетная запись Google. В главном меню вы увидите, кто последний открывал документ, и когда это было. Есть лишь одно небольшое неудобство: когда над файлом одновременно работают два человека, Google отображает обновления слишком медленно. Например, если один из пользователей удалит из текста несколько строк, его партнер увидит изменения на своем экране лишь через 10—20 секунд. Здесь полезно использовать предыдущие версии документа, которые Google сохраняет автоматически. Их список находится в разделе «Версии».

Публикация документов

Если вы хотите выставить свои работы на общее обозрение, лучшего места, чем Интернет, не найти. Функция «Опубликовать» сохраняет документ на серверах Google и выдает адрес (URL), ведущий прямо к вашему файлу.

Откройте документ и кликните по кнопке «Публикация». В следующем окне вы можете активировать автоматическое обновление. Кликнув по кнопке «Опубликовать документ», вы сделаете файл доступным для всех пользователей Глобальной сети.

КАЛЕНДАРЬ

Не пропускаем ни одного события

Для того чтобы завести календарь, в котором бы были наглядно представлены предстоящие события и который был бы доступен не только вам, но и вашим коллегам, обычно требуется Microsoft Exchange Server, органайзер Outlook и некоторые усилия с вашей стороны. Календарь Google (calendar.google.com) поможет вам сделать то же самое, но гораздо проще. В нем даже есть функции, которых нет в Outlook, например напоминание о назначенных мероприятиях с помощью SMS.

Напоминания по мобильному телефону

Если в вашем календаре запланировано много событий, вам нужен кто-то, кто будет своевременно напоминать о них. Для этого вы можете нанять секретаря — или же стать пользователем Календаря Google. В этом интернет-приложении предусмотрено три вида напоминаний: всплывающие окна, электронная почта и SMS. Если компьютер далеко, а телефон в кармане и вы — в зоне доступа мобильного оператора, лучше всего, чтобы не пропустить запланированное событие, выбрать напоминание в виде SMS. Google отправляет сообщения бесплатно, независимо от их количества.

Чтобы пользоваться этим сервисом, вам следует лишь открыть доступ к своему мобильному телефону. Для этого в главном меню Календаря Google выберите «Настройки» и «Настройки для мобильных устройств». Перейдите на вкладку «Уведомления» и выберете страну — Украина. В поле «Телефон» введите свой номер с кодом страны и оператора (например, +380681234567). В следующем списке укажите своего оператора мобильной связи и кликните по кнопке «Отправить проверочный код». В ответ Google пришлет вам SMS со специальным кодом. Введите его в строку «Проверочный код», кликните по кнопке «Настройка завершена» и «Сохранить». Теперь, назначая очередную встречу, под пунктом «Напоминание» выберите вариант «SMS» и укажите, за сколько минут необходимо напомнить вам о ней — в назначенное время на ваш телефон поступит SMS с уведомлением о предстоящем событии. Google поддерживает основных украинских операторов — Киевстар, UMC и Life. Впрочем, даже если вашего оператора нет в списке, возможно, уведомления все равно будут работать.

Календарь с общим доступом к списку событий

Так же, как и приложение Docs & Spreadsheets, Календарь Google поддерживает совместный доступ к списку запланированных мероприятий. Если вы хотите разрешить смотреть календарь всем желающим, к примеру, в качестве программы телепередач, кликните в главном меню по «Управление календарями», а затем по «Открыть доступ к календарю». Если же ваш планировщик предназначен для узкого круга друзей или коллег, введите в строку «Добавить нового пользователя» адрес электронной почты контактного лица. Google пришлет ссылку, по которой этот пользователь сможет зарегистрируется в вашем календаре. Если у него нет учетной записи Google, вы можете послать ему свой планировщик в виде HTML-ссылки, RSS-ленты или в формате iCal, совместимом с Outlook. Для этого в главном меню кликните по маленькой стрелке рядом с названием календаря и откройте «Настройки календаря». В разделе «Адрес календаря» выберите пиктограмму, обозначающую формат HTML, RSS или iCal. Google покажет интернет-адрес, который вы сможете скопировать и послать по электронной почте своему коллеге.

ВНИМАНИЕ Каждый, кто знает этот адрес, может редактировать содержание вашего планировщика задач. Поэтому мы рекомендуем каждые две недели менять URL, кликая по пункту «Переустановить закрытые URL». После этого не забудьте отправить заинтересованным лицам новую ссылку.

GOOGLE MAIL

Эффективно используем почту

Дисковое пространство в 2,8 Гбайт, самая быстрая функция поиска и очень простое управление — все это выгодно отличает почтовый сервис Google Mail от аналогичных веб-служб. Но этот сервис можно сделать еще удобнее.

Получение почты с других учетных записей

Несколько учетных записей электронной почты — это удобно: одна, например, для покупок в интернет-магазинах, другая — для деловой переписки, третья — для частной. Единственный недостаток в том, что для проверки сообщений приходится отдельно регистрироваться на каждом почтовом сервере. В Google Mail эту задачу выполняет специальный помощник.

GMail поддерживает только учетные записи РОРЗ (сегодня по этому протоколу передается 99% всей электронной корреспонденции). В главном меню Google Mail выберите «Настройки | Аккаунты». Теперь кликните по «Добавить другой адрес электронной почты». В следующем окне введите адрес сервера, с которого Google Mail будет забирать почту, и подтвердите кликом по кнопке «Следующее действие». Затем в поле «Имя пользователя» введите свой логин и пароль. Под «POP-сервер» введите адрес вашего сервера электронной почты, например pop.ukr.net (подробные инструкции вы найдете на вебсайте почтовой службы). В поле «Порт» оставьте значение, предлагаемое по умолчанию, — ПО. В заключение кликните по кнопке «Добавить аккаунт». Теперь помощник будет автоматически проверять письма в вашем почтовом ящике и сохранять их в папке «Входящие» службы Google Mail.

Дополнительный адрес отправителя

Если вы хотите отправлять электронные сообщения с другой учетной записи, Google Mail сделает это за вас. Вам следует лишь открыть для Google доступ к соответствующему почтовому ящику. В главном меню кликните по «Настройки | Аккаунты» и выберите «Добавить еще один адрес электронной почты». В следующем окне введите адрес e-mail. На этот адрес Google Mail пришлет сообщение с подтверждением. Перейдите по ссылке, которую вы увидите в полученном письме, — после этого для каждого нового сообщения вы сможете выбирать адрес, с которого оно должно быть отправлено.

Прочие «умные» службы Google

Для того чтобы открыть полный список приложений Google, откройте главную страницу Google и кликните по ссылке «Еще». Вот самые интересные службы: Mobile . Это приложение для мобильного телефона дает доступ к почте и персонализированной странице, позволяет читать новости и вести поиск в Интернете. Чтобы загрузить программу, откройте в веб-браузере своего телефона страницу http://mobile.google.com.

Блокнот. С помощью этой утилиты вы можете одним кликом мыши копировать текстовую информацию с веб-страниц в свою записную книжку.

Talk . Google Talk позволяет (даже через VoIP) общаться с помощью мессенджеров, основанных на протоколе Jabber (например, iChat или Miranda). Список совместимых утилит опубликован на веб-сайте www.google.com/talk.

Picasa . Эта программа позволяет обрабатывать изображения и делать их доступными для других пользователей в виде веб-альбома.

ПОДЕЛИТЬСЯ


Предыдущая статьяРедмонд, у нас проблема
Следующая статьяБыстрый ввод формул
КОММЕНТАРИИ



    Загрузка...
    MEDIAMETRICS